I verbali sono documenti che consentono di registrare ufficialmente gli eventi. Il verbale serve per documentare l'evento così come è avvenuto, per farvi riferimento quando necessario, per condividere le informazioni in modo ufficiale e corretto e per tutela legale. L'annuncio ufficiale dell'incidente viene fornito tramite verbali.

Cos'è un minuto?

La verbalizzazione è il processo di registrazione ufficiale del contenuto di un evento, di una riunione, di un processo di transazione o di una conversazione esattamente così come è. I verbali vengono conservati per fornire protezione nei processi legali, per documentare ufficialmente l'incidente, per farne riferimento come documento ufficiale nei processi legali e per trasmettere accuratamente la situazione.

I verbali redatti dalle istituzioni ufficiali possono essere firmati dalla polizia, dal notaio, dal tribunale, dalle aziende, dagli uffici governativi o dalle istituzioni ufficiali.

Come tenere i verbali?

Poiché i verbali sono documenti ufficiali, è necessario seguire alcune regole durante la loro preparazione. Le procedure di verbalizzazione potrebbero presentare modifiche e dettagli diversi riguardanti la natura e il luogo dell'evento da verbalizzare. È possibile applicare le seguenti condizioni come esempio di come conservare i minuti:

Prima di iniziare il contenuto del verbale, è necessario scrivere il titolo secondo le regole. Se non esiste una situazione particolare per l'incidente oggetto della segnalazione, il titolo deve essere scritto al centro della pagina e in maiuscolo come "VERBALE".
Dopo aver dichiarato la natura dell'incidente descritto nel rapporto, dovrebbero essere fornite informazioni dettagliate sull'incidente. Oltre alle informazioni dettagliate sull'incidente, nel rapporto dovrebbe essere incluso anche il modo in cui le informazioni sull'incidente sono state ottenute.
Dovrebbero essere chiaramente indicate anche informazioni quali il luogo in cui si è verificato l'incidente, la data e l'ora, nonché il tipo di incidente.
Qualora esistano evidenze che possano essere considerate come evidenze in merito all'evento menzionato nella relazione, anche queste dovranno essere inserite nella relazione. Nel rapporto dovrebbero essere incluse anche informazioni su come sono state ottenute le prove.
Se il verbale occupa più di una pagina, il retro delle pagine deve essere lasciato bianco e le nuove pagine devono essere numerate.
Sono richieste anche le firme bagnate delle persone le cui informazioni sono incluse nel verbale. I verbali senza firma non sono validi.

Cose da considerare durante la preparazione del verbale

Poiché i verbali sono documenti ufficiali, è necessario seguire determinati modelli e regole durante la preparazione dei verbali. I punti importanti nella preparazione dei verbali sono i seguenti:

Dovrebbe essere preparato su fogli A4 o A5.
Il titolo del verbale va scritto in maiuscolo al centro della pagina.
Dovrebbero essere inclusi in dettaglio la data e l'ora dell'incidente, i dettagli su come si è verificato l'incidente e come l'incidente è stato appreso.
Nel rapporto devono essere incluse anche le prove relative all'incidente.
Dovranno inoltre essere riportati gli estremi identificativi delle persone menzionate nel verbale.
Alla fine del verbale devono essere riportate la data e l'ora in cui è stato redatto il verbale e le firme delle persone menzionate in modo che la conclusione sia chiara.

A cosa servono i minuti?

I verbali vengono conservati in quanto documenti ufficiali nei casi in cui l'incidente deve essere segnalato. I verbali fungono da tutela legale e legale per gli eventi accaduti, da riferimento per le situazioni gestionali dell'impresa e i rapporti dipendente-datore di lavoro. Affinché il verbale possa essere presentato come documento ufficiale e possa essere utile per l'accaduto, è necessario che sia redatto con vera informazione e cura. I verbali possono essere utilizzati come documenti ufficiali per diversi eventi e scopi. Possiamo elencare i vantaggi della tenuta dei verbali come segue:

Forniscono protezione legale utilizzando come prova nei processi legali i verbali conservati dal tribunale, dal notaio, dagli uffici ufficiali o dalle istituzioni pubbliche.
Nei casi in cui sono necessarie sanzioni o procedimenti penali, i verbali vengono presentati ai tribunali come documenti ufficiali relativi allo svolgimento dell'incidente.
Nelle istituzioni aziendali è possibile tenere verbali per conservare i dettagli del contenuto delle riunioni e delle discussioni. Questi verbali potranno essere utilizzati per decisioni future.
I verbali conservati sui luoghi di lavoro possono essere conservati per proteggere il datore di lavoro e il dipendente nei procedimenti legali riguardanti eventi sul posto di lavoro.

Come tenere i verbali in base alle loro situazioni?

Nei casi in cui è necessario registrare l'incidente, è possibile conservare i verbali, anche se in aree diverse. Possono essere conservati verbali relativi alla vita lavorativa, all'istruzione e allo stato di salute, nonché a procedimenti legali o penali. In caso di situazioni problematiche negli esami e nelle cure ospedaliere si può conservare un verbale per lo stato di salute, un verbale per punizioni come la disciplina nella vita educativa, un verbale per qualsiasi problema in ambiti militari o per un infortunio sul lavoro.

Come conservare un rapporto sugli incidenti stradali?

La denuncia di un incidente stradale con danni materiali può essere preparata secondo le seguenti regole:

Il verbale deve essere compilato in duplice copia esclusivamente dalle persone coinvolte nell'incidente. Se sei coinvolto in un incidente è obbligatorio compilare il verbale anche se non hai la patente.
Anche se il modulo compilato per il verbale è una fotocopia, nel verbale devono essere presenti le firme bagnate delle parti.
Le informazioni contenute nel modulo devono essere compilate in modo incompleto e la causa dell'incidente deve essere indicata chiaramente.
Poiché la notifica non è valida se la compagnia e la polizza non possono essere identificate, i numeri delle compagnie di assicurazione e della polizza di traffico delle parti devono essere indicati in modo completo e preciso.
La denuncia deve essere presentata alla compagnia assicurativa entro cinque giorni lavorativi.

Come conservare i rapporti militari?

In ambito militare i verbali hanno solitamente uno schema fisso. Ad esempio, se la segnalazione è correlata a un incidente disciplinare, viene scritto un titolo come "RAPPORTO DI RILEVAMENTO INDISCIPLINARIO" nella parte centrale superiore della pagina della segnalazione. Dopo aver indicato la data, l'ora esatta e il luogo esatto dell'incidente, nel rapporto vengono incluse le informazioni sull'incidente e i nomi menzionati nell'incidente. Dopo che alla fine è riportata la data di redazione del verbale, il verbale viene perfezionato con le firme apposte delle persone menzionate nel verbale e della persona che redige il verbale.

Come conservare i resoconti degli studenti?

Come negli altri verbali, dopo che il titolo del rapporto è scritto in maiuscolo, vengono inclusi la data dell'evento, l'ora, i dettagli dell'evento e i nomi menzionati nell'evento. Dopo aver aggiunto in calce la data del verbale, il verbale viene perfezionato con le firme bagnate dello studente, dell'insegnante, del vice preside e del preside.